SSLW2026 スタッフ対応ガイドライン：一般見学者・部外者・迷惑行為への対応
Designated Incident Lead / 対応責任者: Ryuichi Sato（佐藤さん）
Emergency / 緊急時：Police 110（警察110番）
English Version
Overview
The Kyoto University Clock Tower is a historic building that is open to the public. Because of its historical significance, visitors may wander into the building out of curiosity. This is perfectly normal and is not necessarily a cause for concern.
Visitors are welcome to quietly look around and take photographs of the building, provided they do not interfere with symposium activities or photograph participants or symposium signs without permission. Staff do not need to intervene if visitors are simply enjoying the building.
However, SSLW is a closed event for registered participants and authorized guests. Visitors are not permitted to enter symposium sessions, approach or engage with participants, participate in conference activities, or help themselves to food and drinks. If they attempt to do so, staff should politely but firmly ask them to leave the event area.
Occasionally, an outsider may enter the event area with the intention of harassing a participant or disrupting the symposium. Such incidents are extremely rare, but staff need to be prepared to respond appropriately.
Our guiding principles are simple: Remain calm, be confident, act firmly but tactfully, and avoid unnecessary confrontation. Our priorities are the safety of participants and staff, the prevention of escalation, and the maintenance of a welcoming environment.
If a situation becomes violent or immediately dangerous, your safety and the safety of others come first. Do not intervene physically. Move to safety and call the police (110).
1. Observe before approaching
If you notice someone who appears to be an outsider, do not immediately assume that they have bad intentions.
Observe what they are doing. Are they simply looking around? Are they trying to enter a symposium session? Are they approaching participants or making anyone uncomfortable?
If they are quietly enjoying the historic building, there is no need to intervene.
If their behavior raises concerns, alert another SSLW staff member if possible.
2. Approach calmly and confidently
If intervention is necessary, approach at a normal pace, maintaining a comfortable distance.
Do not rush toward the person, surround them, block their path, or adopt an aggressive posture. Even when the person is behaving inappropriately, an intimidating response can make the situation worse.
Begin with a friendly, neutral question:
“Hello. Can I help you?”
This allows the person to explain why they are there without immediately creating a confrontation.
3. Explain the boundaries of the event
If the person is not registered or otherwise authorized to participate in SSLW activities, politely explain the situation.
“This is a closed event for registered participants. You are welcome to look around the public areas of the building, but the symposium areas are reserved for participants.”
If they are already interfering with the event:
“I’m afraid this area is reserved for symposium participants. I’ll have to ask you to leave this area.”
If they are helping themselves to food or drinks:
“I’m sorry, but the food and drinks are for registered participants only.”
Be courteous, but make the boundaries clear. There is no need to apologize repeatedly or provide lengthy explanations.
4. Do not engage in arguments
If the person challenges the rules, disputes your authority, or tries to start an argument, do not debate with them.
Simply repeat the request in a calm, steady voice:
“I understand, but this area is reserved for registered participants. I’ll have to ask you to leave.”
If necessary, repeat the same message.
Think of yourself as a broken record. Do not get distracted by accusations, provocations, or attempts to change the subject.
The goal is not to win an argument or convince the person that the rule is reasonable. The goal is to communicate the boundary clearly and consistently.
5. Respond to raised voices or abusive language
If the person raises their voice, remain calm and speak at a normal volume.
“Please lower your voice.”
If they begin yelling, using abusive language, or insulting staff or participants:
“Please speak respectfully. We can discuss this calmly, but this kind of behavior is not acceptable.”
Do not raise your own voice or respond emotionally. Avoid insults, sarcasm, threats, or arguments about who is right.
6. If an outsider is harassing or targeting a participant
If someone appears to be harassing, following, confronting, or otherwise targeting a participant, do not rush toward them unless there is an immediate physical danger.
Approach calmly and confidently, and address the outsider:
“Hello. Can I help you?”
If the interaction is clearly unwanted:
“This is a private event. I’m going to ask you to stop approaching our participants and leave the event area.”
Whenever possible, another staff member should quietly check on the participant and help them move to a safer or more comfortable location if they wish.
Do not ask the participant to confront the outsider or explain their relationship in front of that person.
Be particularly attentive to repeated unwanted contact, threats, following, or attempts to photograph or identify particular participants. These behaviors may require prompt involvement from venue security or police, even if the person is not shouting or acting visibly aggressive.
Do not disclose participants’ names, locations, schedules, hotel information, or other personal details to outsiders.
7. If another staff member is already handling the situation
If you see a colleague dealing with a potentially disruptive person, approach calmly so that your colleague knows support is available.
Do not rush in, interrupt unnecessarily, or stand too close to the person.
As a general rule, one staff member should do the talking.
The second staff member can remain nearby, observe, assist affected participants, or contact the venue staff if necessary.
Avoid surrounding the person with several staff members. This can feel intimidating and may provoke an unnecessarily defensive or aggressive response.
8. Know when to escalate
If the person repeatedly refuses to leave, continues harassing participants, becomes aggressive, or attempts to enter restricted areas, stop trying to persuade them.
State the consequence calmly and clearly:
“I’ve asked you to leave this area. If you refuse, we will have to contact venue security or the police.”
If the behavior continues, follow through. Do not make repeated warnings without taking action.
If the person becomes violent or appears about to become violent, your safety and the safety of others are the absolute priority. Do not attempt to confront, restrain, or physically remove the person. Move away from danger, help others reach safety if you can do so without putting yourself at risk, and call the police immediately.
Do not remain in a dangerous situation to protect conference property or maintain order.
In Japan, the emergency police number is 110. There is no need to issue a warning before calling the police if anyone is in immediate danger.
9. Protect participants and maintain a safe environment
If someone is being targeted, one staff member should focus on supporting that participant while another handles the outsider, provided it is safe to do so.
Offer to accompany the participant to a safer location if appropriate. Do not leave someone alone with a person who has been threatening or harassing them when it is safe to provide assistance.
Avoid drawing unnecessary attention to the incident whenever possible. However, safety always takes precedence over discretion, avoiding embarrassment, or keeping the symposium running smoothly.
10. Report and document serious incidents
The designated lead for handling disruptive outsiders is Ryuichi Sato.
Inform Ryuichi as soon as possible about any significant incident, including repeated refusal to leave, harassment, threats, or aggressive behavior. Other staff members can assist by observing the situation, supporting affected participants, or contacting venue personnel.
In an emergency, do not delay contacting the police or moving to safety while attempting to reach Ryuichi.
After the situation is under control, record the date, time, location, observable behavior, actions taken by staff, and whether venue personnel or police were contacted.
Focus on facts rather than speculation about the person’s motives. Keep reports confidential.
Key principles to remember
- Stay calm. Do not panic or react emotionally.
- Observe first. Not every outsider is a problem.
- Approach confidently. Be polite, professional, and non-threatening.
- Set clear boundaries. Explain what is and is not permitted.
- Be a broken record. Repeat the request rather than arguing.
- Support one another. One person speaks; others provide discreet assistance.
- Protect participants and yourself. Safety always comes first.
- Escalate appropriately. Know when to stop talking and contact security or police.
Be polite without being passive. Be firm without being aggressive. Do not argue, do not intimidate, and do not try to win.
日本語版
はじめに
京都大学の時計台は歴史的な建物で、一般の方にも開放されています。そのため、建物に興味を持った方がふらっと入ってくることも十分考えられます。これは自然なことであり、特に問題視する必要はありません。
一般の見学者が静かに建物を見て回ったり、建物の写真を撮ったりすることは問題ありません。ただし、シンポジウムの活動を妨げたり、許可なく参加者やシンポジウムの掲示物を撮影したりすることはご遠慮いただきます。単に建物を見学しているだけであれば、スタッフが声をかける必要はありません。
一方、SSLWは参加登録者および関係者を対象としたイベントです。 一般の見学者がセッション会場に入ったり、参加者に話しかけたり、シンポジウムの活動に参加したり、飲食物を取ったりすることはできません。そのような行動が見られた場合は、スタッフが丁寧かつ毅然とした態度でイベントエリアからの退出をお願いします。
まれに、特定の参加者への嫌がらせや、シンポジウムの妨害などを目的として部外者が立ち入る可能性もあります。このようなケースは非常に少ないものの、万一の場合に備えて適切な対応を知っておくことが大切です。
基本方針は、落ち着いて、自信を持って、毅然と、しかし丁寧に対応し、不必要な対立を避けることです。 参加者とスタッフの安全を守り、状況を悪化させず、安心して参加できる環境を維持することを目指します。
暴力行為が発生した場合や、身の危険が差し迫っている場合は、自分と周囲の人の安全を最優先にしてください。無理に対応せず、安全な場所に避難し、警察（110番）に通報してください。
1. まず状況を観察する
部外者と思われる人を見かけても、最初から悪意があると決めつけないでください。
単に建物を見学しているのか、セッション会場に入ろうとしているのか、参加者に話しかけているのか、周囲に困っている人がいないかなどを確認します。
静かに建物を見学しているだけであれば、対応する必要はありません。
気になる行動が見られた場合は、可能であれば別のSSLWスタッフにも知らせてください。
2. 落ち着いて、自信を持って声をかける
対応が必要な場合は、普通の速度で近づき、適度な距離を保って声をかけます。
慌てて駆け寄ったり、相手を取り囲んだり、進路を塞いだり、威圧的な態度を取ったりしないでください。
まずは、自然な口調で、
「こんにちは。何かお手伝いできますか？」
と声をかけます。
いきなり問い詰めるのではなく、相手に用件を説明する機会を与えます。
3. イベントの立入範囲を明確にする
相手が参加登録者や関係者ではない場合は、丁寧に説明します。
「こちらは参加登録された方のみのイベントです。建物の一般開放エリアはご見学いただけますが、シンポジウムのエリアは関係者のみとなっています。」
すでにイベントの妨げになっている場合は、
「申し訳ありませんが、こちらはシンポジウム参加者専用のエリアですので、ご退出をお願いします。」
飲食物を取っている場合は、
「申し訳ありませんが、こちらの飲食物は参加登録者の方のみへの提供となっています。」
と伝えます。
丁寧な態度を保ちつつ、許可されていないことは明確に伝えてください。何度も謝ったり、長々と説明したりする必要はありません。
4. 議論に応じない
相手が規則に異議を唱えたり、スタッフの権限を問題にしたり、議論を始めようとしても、議論に付き合う必要はありません。
落ち着いた口調で同じことを繰り返します。
「おっしゃることはわかりますが、こちらは参加登録者専用のエリアですので、ご退出をお願いします。」
必要であれば、同じ内容をもう一度繰り返してください。
いわゆる「壊れたレコード」のように、同じメッセージを淡々と伝えることが効果的です。
相手の挑発や非難に反応したり、話題をそらされたりしないようにします。
目的は相手を言い負かすことでも、規則の正当性を納得させることでもありません。必要な行動を明確に伝えることです。
5. 大声や暴言への対応
相手が声を荒らげた場合も、スタッフは落ち着いて普通の声で対応してください。
「声を少し落としていただけますか。」
怒鳴ったり、暴言を使ったり、スタッフや参加者を侮辱するような発言をした場合は、
「落ち着いてお話しいただければ対応しますが、そのような言動はおやめください。」
と伝えます。
相手につられて声を荒らげたり、感情的に反応したりしないでください。
皮肉、侮辱、脅し、言い争いなどは避けます。
6. 特定の参加者への嫌がらせやつきまといがある場合
部外者が特定の参加者に嫌がらせをしたり、つきまとったり、詰め寄ったりしている場合も、差し迫った身体的危険がない限り、慌てて駆け寄らず、落ち着いて近づきます。
まず相手に、
「こんにちは。何かお手伝いできますか？」
と声をかけます。
明らかに参加者が望んでいない接触であれば、
「こちらは関係者のみのイベントです。参加者への接触はおやめいただき、イベントエリアからご退出ください。」
と伝えます。
可能であれば、別のスタッフが参加者の様子を確認し、本人が希望すれば安全で落ち着ける場所へ案内してください。
その場で参加者本人に相手と話し合うよう求めたり、二人の関係を説明させたりすることは避けます。
繰り返し接触しようとする、脅す、後をつける、特定の参加者を撮影したり身元を確認しようとしたりする場合は、たとえ相手が表面的には落ち着いていても、速やかに会場の警備担当者や警察への連絡を検討してください。
また、参加者の名前、居場所、予定、宿泊先などの個人情報を部外者に教えないでください。
7. 他のスタッフがすでに対応している場合
同僚が対応しているのを見かけた場合は、サポートできる位置まで落ち着いて近づいてください。
ただし、慌てて割って入ったり、相手に必要以上に近づいたりしないようにします。
原則として、相手と話すスタッフは一人にします。
もう一人のスタッフは少し離れたところから状況を確認し、参加者への対応や会場担当者への連絡などを行います。
複数のスタッフで相手を取り囲むと、威圧されたと感じさせ、かえって状況が悪化することがあります。
8. 対応を切り替えるタイミングを判断する
相手が繰り返し退場を拒否する、参加者への嫌がらせを続ける、攻撃的になる、立入禁止のエリアに入ろうとするなどの場合は、それ以上説得を続ける必要はありません。
落ち着いて、次のように伝えます。
「退場をお願いしています。このままご退出いただけない場合は、会場の警備担当者または警察に連絡します。」
それでも従わない場合は、実際に連絡してください。警告だけを何度も繰り返すことは避けます。
相手が暴力を振るった場合、または暴力を振るうおそれが差し迫っている場合は、スタッフ自身と周囲の人の安全を最優先にしてください。
相手を取り押さえたり、力ずくで退場させたりしようとせず、危険な場所から離れてください。自分の安全を確保できる範囲で周囲の人の避難を助け、直ちに警察に通報してください。
備品を守ったり、会場の秩序を維持したりするために、危険な場所にとどまる必要はありません。
日本の警察への緊急通報は 110番 です。差し迫った危険がある場合は、事前に警告する必要はありません。
9. 参加者の安全を最優先にする
特定の参加者が標的になっている場合は、安全に対応できる範囲で、一人のスタッフが参加者のサポートを担当し、もう一人が部外者への対応を行ってください。
必要に応じて、参加者を安全な場所へ案内します。スタッフ自身の安全を確保できる範囲で、嫌がらせや脅迫をしている相手と参加者を二人きりにしないようにします。
可能な限り周囲の注目を集めずに対応することが望ましいですが、参加者とスタッフの安全は、周囲への配慮やシンポジウムの円滑な進行よりも常に優先されます。
10. 重大な事案は報告・記録する
部外者による迷惑行為などへの対応責任者は、**Ryuichi Sato（佐藤さん）**です。
退場の繰り返しの拒否、嫌がらせ、脅迫、攻撃的な言動など、重大な事案が発生した場合は、できるだけ早く佐藤さんに知らせてください。
他のスタッフは、状況の確認、参加者のサポート、会場担当者への連絡などを分担してください。
ただし、緊急時には佐藤さんへの連絡を待たず、安全確保と警察への通報を優先してください。
状況が落ち着いた後、日時、場所、相手の具体的な行動や発言、スタッフの対応、会場担当者や警察への連絡の有無などを記録します。
相手の意図や背景を推測するのではなく、確認できた事実を中心に記録し、報告内容は必要な関係者のみに共有してください。
スタッフが覚えておきたい基本原則
- 落ち着く。 慌てたり、感情的になったりしない。
- まず観察する。 部外者がすべて問題というわけではない。
- 自信を持って対応する。 丁寧に、しかし威圧的にならずに。
- 境界を明確にする。 何が許可され、何が許可されないかを伝える。
- 議論しない。 必要なことを淡々と繰り返す。
- スタッフ同士で協力する。 話す人は一人、他のスタッフはさりげなくサポートする。
- 自分と参加者を守る。 安全を常に最優先にする。
- 適切なタイミングで対応を切り替える。 必要な場合は警備担当者や警察に連絡する。
丁寧に、しかし弱腰にならない。毅然と、しかし威圧的にならない。議論せず、相手を言い負かそうとせず、落ち着いて必要な対応を取る。